Робота з
запитами
Крок 1: Запит надходить до
інформаційного центру
Важливо усвідомлювати, що інформаційний центр – не єдина установа,
до якої можна спрямовувати запити. Зацікавлені особи часто подають
свої запити до інших організацій, а ці організації відповідають у
межах своєї компетенції.
Крок 2: Чи може
інформаційний центр сам відповісти на запит?
Самостійно інформаційний центр не повинен надавати інформацію, якщо
його ресурсів недостатньо. Коли центр немає необхідної інформації,
він має проконтролювати, щоб відповідна організація надала
відповідь.
Крок 3: Визначення того, хто
має відповісти на запит
У інформаційному центрі повинна знаходитись інформація про
підрозділи мінітерств, регіональні підрозіли, установи з визначення
стандартів та оцінки відповідності для того сприяти у визначенні
організацій, що можуть надати відповідь на певний запит.
Крок 4: Ініціювання запиту
третьою стороною
Запит повинен відсилатись відповідній людині або підрозділу або
прямо запитувачу, а копія відсилається у інформаційний центр, або
до інформаційного центру, котрий відсилає відповідь запитувачу.
Крок 5: Відправка
відповіді
Якщо інформаційний центр може надати відповідь на основі своїх
знань та власних ресурсів, його слід відіслати негайно. Запит
повинен бути заблокований щойно була відіслана відповідь. Для
сприяння ефективності роботи інформаційного центру, рекомендується
відсилати копію відповіді до інформаційного центру країни
запитувача.
Вчасність: для отримання відповіді слід відвести
достатньо часу, якщо її має надати третя сторона. При закінченні
строку, визначеного для надання відповіді, слід провести перевірку
стану обробки запиту (отримати звіт про хід справи). Треба
проінформувати запитувача у випадку затримки.
| 
